Personeelsbehoud: in 5 stappen naar een betere onboarding

In tijden van arbeidskrapte is niet alleen het aantrekken, maar ook het behouden van personeel belangrijker dan ooit. Uit een enquêteonderzoek van het UWV onder ruim 4.000 werkgevers blijkt dat 20% van de werkgevers de onboarding van nieuwe medewerkers verbetert om personeelsbehoud te stimuleren. En dat is zo’n slecht idee nog niet, blijkt uit onderzoek. Zo onderzocht onder anderen Sydney Weith in haar studie “Aan boord of overboord?” de invloed van onboarding op het behoud van nieuwe medewerkers. In dit blog delen we meer over haar onderzoeksresultaten en geven we je 5 praktische tips voor een betere onboarding!

Bij een onboarding van nieuwe medewerkers zorg je ervoor dat zij zich welkom voelen en een goede begeleiding krijgen in de eerste maanden. Je zorgt er als het ware voor dat nieuwe medewerkers goed ‘landen’, goed aan boord stappen. Uit onderzoek blijkt dat een warm welkom met veel persoonlijke aandacht ervoor zorgt dat mensen zich sneller betrokken en gewaardeerd voelen. Vooral het eerste jaar is belangrijk voor personeelsbehoud. Onderzoekers noemen het ook wel een ‘make-or-break’ periode. Veel werkgevers hebben een uitgebreid onboardingstraject dat tot wel 100 dagen kan duren.

Sydney Weith van Erasmus University onderzocht de invloed van onboarding op het behoud van nieuwe medewerkers bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en hoe deze invloed verklaard kon worden. De belangrijkste bevindingen hebben we hieronder opgesomd:

• Positieve ervaringen met onboarding zorgden voor een hogere intentie om in de organisatie werkzaam te blijven dan medewerkers met minder positieve onboarding ervaringen.
• Medewerkers met positieve onboarding ervaringen tonen daarbij een grotere betrokkenheid en tevredenheid. Zo heerst er meer trots op het werk wat ze doen en zetten ze vaker dat stapje extra.
• Vooral duidelijkheid over het werk dat ze verrichten, het gevoel van interpersoonlijke relaties en wegwijs zijn binnen het informatienetwerk zorgen voor een toekomstperspectief binnen een bedrijf.
• Voor nieuwe medewerkers in de startfase van hun loopbaan blijken de onboarding effecten sterker te zijn dan voor medewerkers die in andere fasen zitten.
• Flexplaatsen worden gewaardeerd, omdat nieuwe medewerkers hierdoor snel veel collega’s leren kennen en positief bijdraagt aan hun begrip over de organisatie en het thuisvoelen.

Al met al blijkt een goede onboarding zeer gunstig voor positieve ervaringen van nieuwe medewerkers en vergroot het de kans op personeelsbehoud.

Uit enquêteonderzoek van het UWV blijkt dat organisatiegrootte uitmaakt voor het meer aandacht besteden aan de onboarding van nieuwe medewerkers. Werkgevers met meer dan 100 medewerkers verbeteren vaker hun onboarding. Een mogelijke verklaring hiervoor is dat grotere organisaties vaak (grotere) HR-afdelingen hebben. De volgende sectoren blijken het meeste aandacht te hebben voor het inwerken of begeleiden van nieuwe collega’s:

• Onderwijs (36%);
• Openbaar bestuur (31%);
• Sociaal werk, jeugdzorg en kinderopvang (28%).

Sectoren zoals de horeca (17%), detailhandel (16%) en bouw (15%) scoren hierin veel lager. Maar dit zijn vaak ook kleinere bedrijven. Dat betekent echter niet dat kleinere bedrijven niet zouden moeten investeren in een goed onboardingstraject. Alle kleine beetjes helpen, en dat geldt voor elke sector in deze krappe tijd.

Wil jij jouw onboardingsproces verbeteren om personeelsbehoud te garanderen tijdens arbeidskrapte? Hieronder vind je een praktisch stappenplan, opgezet door het UWV:

1. Preboarding: wees klaar vóór de start.

Stel optijd een inwerkprogramma samen en bespreek duidelijk wie de nieuwe medewerker gaat begeleiden gedurende de eerste maand. Plan alvast kennismakingsgesprekken in en blijf communiceren naar de nieuwe medewerker, ook voorafgaand aan zijn of haar eerste dag. Denk aan een ‘welkomstmail’ of een persoonlijk berichtje.  

2. Soepele (en vooral leuke!) eerste werkdag.

Zorg ervoor dat alles klaarligt en functioneert op de eerste werkdag (denk aan toegangspasjes, laptop en telefoons). Hierdoor kan de nieuwe collega zich op de eerste werkdag vooral richten op het leren kennen van collega’s en de organisatie. Het sociale aspect is echt belangrijk, dus zorg er ook voor dat directe collega’s weten van de komst van de nieuwe collega. Een attentie zoals bloemen, chocolaatjes en waterfles zijn altijd bevorderlijk voor een warm welkom.

3. Bespreek verwachtingen met elkaar.

Wees duidelijk over de verwachtingen, zodat de realiteit overeenkomt met ideeën die een nieuwe medewerker vooraf heeft. Een open en eerlijk gesprek is belangrijk, vooral in de eerste weken.

4. Continue begeleiding.

Plan regelmatig gesprekken met de nieuwe medewerker, middels een buddy of mentor. Het is belangrijk dat deze persoon vertrouwd voelt voor de nieuwe medewerker. De mentor neemt de nieuwe medewerker mee in de organisatiecultuur en wijst op arbeidsvoorwaardelijke regelingen en scholingsmogelijkheden.  

5. Terugkijken op de eerste 100 dagen.

Bij een onboarding wordt vaak uitgegaan van de eerste 100 dagen, maar ook daarna is het belangrijk om gesprekken te blijven hebben. Na 100 dagen is het goed om eens terug te blikken, maar ook om vooruit te kijken. Evalueren is leren!